Continuous Improvement
Keberhasilan banyak perusahaan di dunia dalam
menerapkan metode 5S telah menjadi pijakan awal yang mendasar sebagai bagian
yang fundamental dalam mencanangkan penerapan startegi perbaikan terus menerus
(continuous improvement) sehingga menempatkan metode 5S sebagai salah satu
elemen yang penting dalam melakukan penerapan Lean Management yang saat ini
sedang populer. 5S adalah suatu sistem untuk mengurangi pemborosan dan
mengoptimalkan produktivitas melalui terciptanya tempat kerja yang teratur,
rapih, sistimatis dengan menggunakan isyarat visual untuk mencapai hasil
operasional yang efektif jika jalankan dengan konsisten.
Istilah 5S berasala dari bahasa Jepang yang dikenal sebagai singkatan dari: (1). Seiri (Pemilahan) : Mengidentifikasi dan menyisihkan yang tidak diperlukan dari tempat kerja dengan hanya menyisakan item yang diperlukan saja. (2) Seiton (Penataan) : Mengatur semua item dengan rapih bersih mudah terlihat secara visual untuk kemudahan penggunaan dan pengambilan jika diperlukan serta memungkinkan barang yang hilang dan kurang dapat teridentifikasi dengan cepat. (3) Seiso (Pembersihan) : Melakukan pembersihan secara sistematis dan konsisten di sekitar area kerja agar membuat pekerjaan se-hari hari menjadi lebih mudah, rapih, bersih dan efisien. (4) Setsuke (Pemantapan): menjamin bahwa semua orang tahu apa yang harus dilakukan/diharapkan dengan baik sehingga dapat menghindari potensi ketidaksesuaian/permasalahan yang timbul.(5) Seiketsu (Pembiasaan) : Membuat suatu budaya dengan seperangkat nilai-nilai bersama dengan mempertahankan semua dari ke empat hal di atas.
Secara historis 5S awalnya merupakan embrio dari karakter management
gaya Jepang yang dikenal sebagai bagian dari manajemen tempat kerja yang paling
fundamental dan sangat efektif untuk mendisiplinkan karyawannya dalam mengelola
tempat kerja dengan rapih, bersih, terorganisir, produktif dan berbudaya.
Seiring dengan perkembangannya yang pesat dan banyak diadopsi oleh perusahaan
utama di didunia saat ini, di Indonesia sistem ini dapat diterjemahkan dan
dikenal dengan istilah 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin), namun pada
dasarnya tidak ada perbedaan antara ”5S” dan ”5R”.
Walaupun awalnya banyak yang menganggap 5S hanya sebatas program
bersih-bersih,namun seiring dengan perkembangannya ternyata telah terbukti
bahwa apabila sistem ini diterapkan secara sungguh-sungguh, sistemik dan tepat
sasaran ternyata secara lansung memiliki peranan yang cukup signifikan dalam
menopang terciptanya budaya kerja produktif untuk menunjang peningkatan kinerja
perusahaan yang berdampak pada efektifitas kapasitas produksi, peningkatan
kualitas produk, pengurangan biaya, pengiriman tepat waktu, menjamin
terciptanya keselamatan kerja serta meningkatkan pelayanan di beberapa
perusahaan jasa yang menerapkannya. Selebihnya penerpan 5S juga ternyata dapat
menciptakan pola kerja dengan disiplin tinggi, bermoral dan lingkungan kerja
yang terkontrol dengan suasana yang bersih/sehat dan nyaman sehingga dapat
menciptakan kesan yang postif terhadap siapa saja termasuk para pelanggannya.
Namun demikian, berdasarkan penelusuran kami, dilain pihak tidak sedikit
perusahaan yang mencoba menerapkan metoda 5S justru merasa gagal dan tidak
memberikan kontribusi yang berarti terhadap kinerja perusahaan yang ingin
dicapai. Kenapa..?
salah satu penyebabnya adalah tidak adanya komitmen bersama dan dukungan penuh
yang konsisten dari level top manajemen dalam menjalankan sistem 5S. Harus
disadari bahwa penerapan metoda 5S merupakan suatu pendekatan berbasis
tim/kelompok yang memerlukan dukungan manajemen puncak dan keterlibatan semua
karyawan di area kerja agar selalu perduli dengan lingkungan kerjanya melalui tindakan
memantau, mengidentifikasi kemudian mengevaluasi atas dasar keperdulian yang
tinggi untuk selalu melakukan perbaikan.
Merujuk
dari perusahaan yang berhasil menerapkan system ini dapat disimpulkan bahwa
untuk memperoleh kinerja pelaksanaan 5S yang optimal sebaiknya dilakukan di
bawah bimbingan seorang yang berpengalaman baik melalui pelaksana internal yang
telah terlatih yang berasal dalam lingkup perusahaan yang bersangkutan maupun
menyewa konsultan ahli untuk memberikan in-house training 5S sebagai usaha
untuk memberikan pemahaman standar kepada seluruh karyawan yang terkait. Kenapa
? karena melalui pelaksanaan pelatihan secara menyeluruh dan terprogres
diharapkan seluruh karyawan akan dibekali pengertian yang memadai agar memiliki
pola pikir yang sama dalam pelaksanaan tahapan tahapan penerapan 5S yang benar
dan efektif.
Mereka-mereka
yang terlibat dalam penanganan 5S diharapkan mampu mengatasi setiap aspek yang
berpotensi menjadi sumber yang menyebabkan pemborosan yang banyak ditemukan di
lingkungan kerja yang tidak teroganisir dengan baik bahkan secara visual dapat
memperlihatkan kesan sangat semrawut dan berdampak buruk terhadap aspek
produktifitas, biaya, qualitas produk maupun sistem pelayanan. Pelaksanaan
metoda 5S bukalah tindakan kegiatan yang dilakukan sekali saja ataupun sesaat
yang hanya dilakukan tergantung kondisi dan kemauan manajemen tingkat atas yang
biasanya baru bereaksi untuk mengusulkan suatu tindakan perbaikan ketika
terjadi permasalahan yang muncul secara mendadak, akan tetapi harus merupakan
suatu kegiatan yang dilakukan secara rutin dalam konteks budaya
perusahaan/organisasi yang harus dibangun sebagai wujud tindakan perbaikan yang
spontan dan berkesinambungan.
Sebagai
suatu langkah awal yang strategis sebaiknya pelaksanaan 5S harus berawal dari
merubah paradigma karyawan untuk mengatasi kurangnya toleransi karyawan
terhadap sikap dan pola pikir dalam mengatasi hal-hal yang tidak standar
yang biasa terjadi dalam suatu lingkungan kerja. Dalam level
perusahaan/organisasi yang besar dan menengah, tahapan strategi yang efektif
dalam memulai pelaksanaan metoda 5S dalam konteks perusahaan secara kolektif
diseluruh bagian adalah sbb :
1. Membentuk
Team 5S
Tahapan
pertama yang harus ditempuh dalam menerapkan metode 5S adalah membentuk tim
inti pelaksana 5S yang berasal dari berbagai departmen/bagian kerja. Anggota
tim 5S harus terorganisir dengan baik serta dibekali pemahaman yang
memadai tentang penerapan 5S yang sistematis dan tepat sasaran. Mengapa ?
Karena apabila penguasaan/pemahaman 5S dari anggota tim yang terbentuk belum
memungkinkan maka langkah yang harus ditempuh adalah mengutus beberapa diantara
mereka untuk mendapatkan pembekalan pemahaman yang cukup melalui pelatihan
penerapan 5S diluar lingkungan perusahaan. Alternatif lain yang sering
dilakukan pihak perusahaan dapat mendatangkan trainer dari luar perusahaan
untuk melakukan workshop pelatihan 5S yang bertujuan untuk mengoptimalkan
pemahaman penerapan 5S. Cara ini akan lebih efektif karena selain dapat
dijadikan sebagai ajang pengenalan 5S kepada seluruh anggota tim maupun
karyawan, juga dapat merupakan momentum terciptanya inisiatif untuk mendapatkan
ide/gagasan baru yang lebih baik dalam mengoptimalakan hasil penerapan 5S yang
akan di jalankan.
2. Merancang
Sistem Pelaksanaan 5S
Sebelum
memulai, team harus menyusun dan merencanakan sistem pelaksanaan 5S yang baik
sesuai kondisi aktual di perusahaan. Lakukan observasi di lapangan dengan melihat
dan mengevaluasi lansung situasi kerja yang sebenarnya agar benar-benar
mengacuh pada aktualisasi sistem kerja yang sedang berjalan dilapangan.
Lihatlah situasi areal lingkungan kerja yang ada, bagaimana orang bekerja,
seberapa jauh pekerjaan yang dilakukan dan alat-alat serta fasilitas yang
digunakan di masing-masing bagian, bagaimana penanganan material dan bahan baku
yang di terapkan, apakah terdapat beberapa factor yang berpotensi menyebabkan
kecelakaan dll. Simpulkan apakah semua aktifitas yang dilakukan berdampak besar
terhadap timbulnya banyak gerakan yang tidak efektif karena factor manusia,
alat, metoda kerja, linkungan kerja dan penyimpanan material yang
kurang baik sehingga menjadi sumber yang berpotensi mendatangkan pemborosan.
Dari catatan pemantauan yang dilakukan oleh tim, dapat menjadi alternatif
pertimbangan dalam memetahkan rencana sistem pelaksanaan 5S yang baik.
Metoda
penerapan 5S adalah merupakan konsep tim yang dilakukan secara terpadu dan
menyeluruh dalam suatu areal kerja, hal ini membutuhkan partisipasi semua pihak
untuk merancang, pengimplementasikan dan mempertahankan itu semua sesuai dengan
karakter tempat kerja dimasing masing bagian. Dalam tahapan ini tim harus
merumuskan aturan serta tata cara menyangkut prosedur dan tahapan pelaksanaan
5S yang akan menjadi acuan dalam pelaksanaannya dengan merumuskan hal-hal sbb :
2.1
Merancang SOP Pelaksanaan 5S.
Penetapan
petunjuk yang dapat berperan sebagai aturan tata cara pelaksanaan 5S dalam
bentuk SOP (Standard Operational Prosedur) merupakan hal yang perlu
didefinisikan secara jelas, informatif dan mudah difahami. Karena hal ini
merupakan kesapakatan dan komitmen bersama sehingga setiap pihak yang terlibat
dalam penerpapan 5S memiliki acuan yang sama yang secara lansung mendukung
penyamaan pola pikir, bagaimana menyikapi pelaksanaan metoda 5S yang sitematis.
2.2
Merancang Lembaran Audit 5S yang Standar
Untuk
menjamin kinerja implementasi 5S agar program pelaksanaannya dapat
dilakukan dengan tepat sasaran maka diperlukan aktifitas yang
merupakan tahapan inspeksi/evalauasi 5S secara terjadwal. Dalam mekanisme
pelaksanaanya dibutuhkan alat untuk mengukur dan mengevaluasi hasil kinerja 5S
yang biasa disebut dengan “Lembaran Inspeksi 5S”. Ada beberapa elemen penting
dalam membuat lembaran inspeksi 5S antara lain adalah (1) uraian score atau
hasil audit yang biasanya ditentukan dengan skala nilai 1 -5, (2) uraian elemen
yang ditekankan untuk menjadi sasaran utama penilaian implementasi 5S.
(3) Skor yang dihasilkan dari tiap penilaian elemen-elemen yang
diarahkan menjadi focus audit yang akan diisi lansung oleh evaluator atau
inspector 5S. Penjabaran isi uraian pemeriksaan harus menjadi fokus sasaran
inspeksi/evaluasi 5S bisa berbeda disetiap area inspeksi yang menjadi tanggung
jawab masing-masing bagian/kelompok kerja, sesuai dengan kondisi dan karekter
operasionalnya. Pelaksanaan inspeksi/evaluasi penerapan 5S sebaikanya
dilakukan secara tim secara terjadwal baik jangka pendek maupun jangka panjang.
Banyak perusahaan yang menerapakan inspeksi/evaluasi 5S dengan melibatkan
manager departemen yang bersangkutan sebagai suatu aspek yang bisa menimbulkan
rasa antusias karyawan. Tidak ada satu ukuran cocok untuk semua
pendekatan, tapi setiap langkah dari sistem 5S harus dilaksanakan, dipantau dan
terus ditingkatkan.
2.3
Mengatur Pelaksanaan Audit 5S
Untuk
menjamin dan mengendalikan apakah pelaksanaan 5S berjalan secara konsisten maka
perlu menerapkan proses audit 5S yang terjadwal secara berkesinambungan dalam
suatu periode yang ditentukan. Lakukan penerapan sistem audit 5S secara multi
level dan berjenjang dimana setiap level dalam organisasi memiliki peran untuk terlibat
lansung dalam memastikan bahwa pelaksanaan 5S berjalan dan berkembang
baik.
Audit
5S dilakukan dengan menggunakan form audit yang telah disusun berdarakan
keperluan yang sangat bermanfaat untuk mengevaluasi seberapa baik sistem 5S
bekerja secara keseluruhan misalnya apakah ada masalah sistemik dengan
mempertahankan 5S ? Keterlibatan top management sangat diharapkan dalam
pemantauan hasil pelaksanaan 5S sebab dibanyak perusahaan seringkali,
keterlibatan level tinggi managemen merupakan motovator terbaik
untuk melakukan audit tersebut.
3. Pilot
Project 5S
Saat
rancangan prosedur pelaksanaan 5S terselesaikan, maka langkah selanjutnya
adalah memulai menerapkan metoda pelaksanaan 5S sesuai prosedur aturan yang
telah ditetapkan. Untuk skala perusahaan organisasi yang besar dan menengah,
mengingat ketersediaan waktu dari beberapa bagian berbeda-beda untuk menetapkan
kapan waktu yang tepat memulai menerapakan 5S maka cara yang efektif sebaiknya
mengawali penerapannya pada salah satu area/dept. tertentu sebagai pilot
project ( proyek percontohan) yang pelaksanaannya dapat dilakukan dengan
melibatkan beberapa pihak dari lintas karyawan. Cara ini sangat efektif sebagai
tahapan awal yang berfungsi sebagai proyek percontohan yang selanjutnya dapat
ditindaklanjuti dan diikuti penerapannya pada areal lain yang berbeda.
Pelaksanaan
pilot proyek akan lebih efektif jika dilakukan oleh tim 5S yang terpilih dalam
suatu aktivitas workshop. Tim 5S yang terlibat harus melakukan evaluasi
pelaksanaan dengan memantau aspek kelemahan yang masih berpotensi terjadi untuk
kemudian dilakukan evaluasi dalam keperluan perbaikan yang lebih lanjut.
4. Kick
Off Penerapan 5S :
Ketika
sistem 5S ingin diterapkan dan diperkenalkan kepada seluruh jajaran di
perusahaan, pada umumnya diawali dengan event resmi semacam kick off sekaligus
sebagai wadah pemberitahuan dimulainya penerapan 5S secara resmi kepada seluruh
karyawan yang sebaiknya disampaikan secara resmi oleh jajaran direksi/pimpinan.
Hal ini sangat penting sebab disamping wadah pemberian dukungan penuh
pihak manajemen yang diperlihatkan kepada seluruh karyawan juga merupakan wujud
tindakan keperdulian lansung yang dapat diharapkan sangat efektif dalam memompa
semangat karyawan untuk maju dengan harapan dapat melahirkan komitmen
kebersamaan yang kokoh dalam menjalankannya setiap sistem yang dapat memajukan
perusahaan.
Mengapa
hal diatas dianggap penting ? Karena dari beberapa pemantaun kami, banyak
perusahaan yang menerapkan system 5S tidak bisa berjalan dengan baik secara
berkesinambungan sesuai dengan yang diharapkan karena tidak adanya komitmen dan
dukungun penuh dari jajaran direksi maupun pimpinan perusahaan/instansi yang
menyelenggarakannya. Kurangnya atau tidak adanya sosialisi pemahaman penerapan
dan tujuan 5S kepada seluruh jajaran karyawannya juga merupakan suatu hal yang paling
subtansial menyebabkan penerpan 5S gagal terimplementasikan.
Pentingnya
sebuah aktifitas kick-off dalam memulai sesuatu aktivitas yang berbasis
kemajuan perusahaan adalah momen yang paling tepat untuk dapat mengumpulkan
seluruh jajaran karyawan yang terlibat. Sehingga saat inilah yang paling tepat
untuk membahas, menjelaskan hal-hal yang berhubungan dengan proyek serta
meminta dukungan, komitmen serta kerjasama dari seluruh karyawan.
5. Training
5S
Penerapan
pendekatan 5S memiliki tahapan strategis yang diperlukan bagi setiap yang
menjalankannya. Dibutuhkan suatu pelatihan yang memadai bagi karyawan yang
ingin menerapakan metode 5S yang baik karena penguasaan metoda serta
pengetahuan dasar bagaimana menjalankan 5S melalui tahapan training yang
terpadu adalah sangat penting mengingat hal ini sangat berhubungan dengan
kualiatas impelementasi riil di lapangan. Namunpun demikian awal pelaksanaan 5S
harus dimulai dengan perubahan “mind set” karyawannnya sehingga dapat
memperkokoh komitmen setiap pihak yang menjalankan.
Ingat,
bahwa penerapan 5S tidak harus disikapi sebatas aktifitas bersih-bersih di
lingkungan kerja tapi selebihnya jika penerapannya dapat di rancang
secara sistimatis dan terintagrasi maka akan mampu menjadi alat yang dapat
mendisiplinkan dan membangun mental karyawan dalam bekerja. Oleh sebab itu
desain system dan prosedurnya merupakan aspek yang harus diutamakan dan semua
hal tersebut harus di bimbing dan diarahkan oleh seorang instruktur atau
trainer yang berpengalaman. Terwujudnya pelaksanaan 5S yang sistimatis akan
bermuara pada sasaran yang merupakan tahapan paling penting dari penerapan 5S
dalam mendukung kualitas dan efisiensi karena hasil akhirnya dapat menyentuh
pembangunan budaya yang positif pada lingkungan kerja itu sendiri.
6. Melaksanakan
Audit 5S
Langkah
yang paling benar dan tepat dalam menjamin pelaksanaan program pelaksanaan 5S
yang stabil dan konsisten sesuai prosedur harus ditempuh pelaksanaan audit 5S
yang efektif dimana dalam pelaksanaannya audit 5S dapat diterapkan secara
terjadwal sebagai tindakan pengendalian yang terkontrol dan ketahui
oleh semua pihak terkait.
Disamping
Pelaksanaan audit 5S perlu dilakukan secara terjadwal namun demikian
pelaksanaan audit dengan sistem acak yang bersifat mendadak oleh pihak top
management untuk mengindari pihak yang biasanya hanya menerapkan aktifitas
pengendalian 5S, yang biasanya masih terdapat pihak pihak yang hanya
melakukannya sebagai persiapan yang hanya dilakukan sebelum audit 5S
dilakasanakan.
Tujuan
pelaksanaan audit diatas sedikitnya dapat memberikan sinyal pemberitahuan yang
bersifat peringatan agar selalu konsisten dalam menerapakan kaidah 5S kepada
setiap karyawan agar selalu memantau secara konsisten tentang kemajuan
pelaksanaan 5S yang diterapkan. Yang paling penting, meninjau hasil dan item
tindakan (yang baik dan yang buruk) dengan kelompok yang bertanggung jawab
untuk area yang diaudit. Dengan selalu mengharapkan
untuk mendapatkan umpan balik dan ide-ide karyawan.
7. Visualisasi
hasil pencapaian 5S
Setiap
penerapan 5S memilki tujuan baik dan berdampak positif dalam menopang
pencapaian visi suatu perusahaan sesuai dengan yang diharapkan yaitu
terciptanya lingkungan kerja yang bersih, rapih, terorganisir hingga dapat
menciptakan disiplin karyawan yang tinggi dalam bekerja. Untuk
menjamin pengelolaan yang baik dan konsisten dibutuhkan tranparansi melalui
visualisasi pencapaian kinerja penerapan 5S agar diketahui semua pihak mulai
dari level pelaksanan, jajaran manajemen, bahkan customer maupun siapa saja
yang berada dilingkungan kerja. Penerapan sistem visual management
menyangkut pencapaian 5S pada beberapa perusahaan menggunakan papan
board yang mudah diakses oleh siapa saja dengan menyajikan informasi
penting tentang kemajuan penerapan 5S dan temuan permasalahan yang ada seperti
: jadwal audit 5S, hasil audit 5S, kemajuan yang telah dicapai dalam
menjalankan 5S, laporan permasalahan yang terjadi, lokasi terjadinya
permasalahan, siapa yang bertanggung jawab dalam melakukan penanggulanangan
atas permasalahan yang ditemukan serta status penyelesaian perbaikan yang
dilakukan apakah sudah terlaksana atau belum.
Terbentuknya
budaya 5S yang baik sesuai yang diharapkan dapat menjadi mekanisme yang efektif
dalam menemukan potensi perbaikan dari yang berskala kecil maupun besar karena
aktifitas 5S yang konsisten dan efektif akan mampu menemukan aspek pemborosan
yang ada disetiap dilingkungan kerja. Sehingga dengan demikian semakin
terciptanya penerapana 5S yang berhasil dan tepat sasaran sesuai kebijakan
manajemen dalam menjalankan 5S yang berhasil maka akan semakin memungkinkan tim
kerja anda untuk melakaukan kaizen (continuous Improvement/perbaikan
berkesinambungan yang berbasis 5S dengan frekwensi yang lebih besar dengan
hasil yang lebih besar.
Kemajuan
yang dicapai dengan selalu melakukan perbaikan yang berbasis 5S akan melebihi
kesempur
naan
yang ada. Dalam filosofi kaizen tidak boleh merasa puas dari apa yang telah
dicapai karena ketika dalam diri kita tertanam prinsip untuk selalu lebih baik
dari waktu kewaktu. Mulailah hari ini… dengan selalu berprinsip tidak ada yang
baik tapi selalu ada yang lebih baik. (Syar. Lantory, Jkt-August 2014).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar