Purchasing

Kegiatan pembelian merupakan salah satu fungsi dasar dari sebuah perusahaan, fungsi pembelian ini dikatakan dasar karena suatu perusahaan tidak akan dapat beroperasi dengan baik tanpa adanya fungsi tersebut. Fungsi pembelian ini sangat penting untuk dikelola dengan sungguh-sungguh karena ruang lingkup dari pembelian tidak hanya sebatas bagaimana manajemen berhasil menerapkan suatu mekanisme pengadaan barang secara tepat waktu dan sesuai dengan target harga, namun lebih jauh lagi adalah bagaimana menetukan strategi kemitraan antar perusahaan yang efektif.

Dalam penerapannya, secara sekilas fungsi pembelian terlihat sederhana namun pada kenyataannya terdapat suatu hal tertentu yang harus diperhatikan, terutama yang berkaitan dengan karakteristik barang yang dibutuhkan dan faktor-faktor eksternal di sekitar perusahaan. Oleh karena itulah manajemen dalam pembelian penting untuk diterapkan dalam perusahaan.

 

Definisi Managemen Pembelian

Pembelian (purchasing) adalah suatu proses pencarian sumber dan pemesanan barang atau jasa untuk membantu fungsi prosuksi dalam kegiatan prosuksinya. Bagian yang menangani atau melakukan pembelian ini adalah Purchasing Department (Bagian Pembelian) atau biasa juga disebut Procurement Department (Bagian Pengadaan).

Proses pembelian adalah tindakan-tindakan yang dilakukan secara berurutan dalam kegiatan pembelian, atau kegiatan-kegiatan yang biasa dilakukan oleh bagian pembelian.
Peran Pembelian Dalam Perusahaan

Pembelian mempunyai peranan yang penting bagi perusahaan. Peranan tersebut antara lain sebagai berikut:

A. Salah Satu Fungsi Penting Dalam Bisnis

Dalam perusaan selalu ada 6 fungsi pokok yang dijalankan, yaitu creation function (Pencipta ide atau gagasan), finance function (Pengumpul, perencana dan pengawas keuangan), personnel function (Pengelola sumber daya manusia), purchasing function (Pengadaan barang/jasa), conversion function (Pengubah bahan produksi) dan distribution function (Penjualan barang/jasa yang dihasilkan).

Tanpa adanya salah satu fungsi diatas, sulit bagi perusahaan untuk dapat beroperasi dengan lancar. Sesuai dengan skala perusahaan beberapa bagian tersebut biasannya dapat dirangkap oleh satu atau dua bagian, tetapi bagian tersebut tetap harus ada dalam suatu perusahaan demi kelancaran perusahaan itu sendiri.

B. Salah Satu Elemen Pokok Dalam Proses Produksi

Tujuan dasar dari aktifitas suatu perusahaan adalah mengembangkan dan memproduksi barang yang dapat dipasarkan dengan memperoleh laba yang maksimal. Tujuan tersebut dapat tercapai dengan interaksi yang tepat dari 5 elemen yg biasa dikenal 5M, yaitu Machines, Manpower, Materials, Money and Management.

Materials atau barang-barang merupakan daerah kehidupan suatu perusahaan, dimana barang tersebut dapat berupa bahan baku yang nantinya akan diolah menjadi produk yang siap dipasarkan. Tanpa adanya managemen yang baik dalam mengelolah pembelian barang ini maka akan berdampak serius bagi suatu perusahaan. Barang-barang tersebut harus tersedia dengan mutu yang berkualitas, sesuai dengan waktu yang dibutuhkan, sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan dan dengan harga yang sesuai/layak.

C. Sebagai Bagian Yang Bertanggungjawab Outside Manufacturing

Hasil prosuksi suatu perusahaan pada umumnya berasal dari 2 jenis sumber, yaitu buatan sendiri atau dibeli dari perusahaan lain. Bahan yang dibeli oleh bagian pembelian adalah bahan baku atau bahan setengah jadi. Dari proses pembelian yang dilakukan oleh bagian pembelian inilah yang nantinya akan mempengaruhi hasil produksi suatu perusahaan atau dengan kata lain bagian pembelian adalah bagian yang bertanggung jawab atas Outside Manufacturing dan bagian produksi bertanggung jawab atas Inside Manufacturing.

D. Sebagai Profit Centre Perusahaan

Bagian pembelian dapat dikatakan sebagai profit centre karena bagian ini dapat meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Pada awalnya bagian pembelian dianggap sebagai cost centre, karena bagian ini merupakan bagian yang selalu mengeluarkan biaya. Tetapi ketika bagian ini menekan sedikit pengeluaran dari proses pembelian yang dilakukannya, makan bagian ini dapat meningkatkan jumlah keuntungan yang didapat suatu perusahaan.

E. Sebagai Fungsi Strategis Perusahaan

Fungsi pembelian dikatakan fungsi strategis dalam perusahaan karena merupakan fungsi fital dalam suatu perusahaan dan merupakan fungsi yang juga dapat mempengaruhi keuntungan dari perusahaan.

Prinsip Dalam Manajemen Pembelian

Prinsip merupakan hal pokok yang dijadikan pedoman dalam melakukan sesuatu. Pembelian juga mempunyai prinsip-prinsip yang dijadikan pedoman. Prinsip Pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu dijadikan pokok atau acuan. Fungsi pembelian atau pengadaan dalam suatu perusahaan diadakan bukan untuk dirinya sendiri, tetapi diadakan untuk kepentingan bagian atau fungsi-fungsi lainnya. Oleh karena itu prinsip kerja dari fungsi pembelian harus diatur sedemikian rupa sehingga mampu memberikan kontribusi yang besar bagi keberhasilan perusahaan.

Isi pokok dari prinsip pembelian itu adalah sebagai berikut:

Ø The Right Price

Salah satu dari prinsip managemen pembelian adalah the right price. The right price merupakan nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian dilakukan.

Ø The Right Quantity

Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benar-benar diperlukan oleh suatu perusahaan pada suatu saat tertentu.

Ø The Right Time

The right time menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan karena jika ada persediaan barang tentunya ada biaya perawatan barang tersebut.

Ø The Right Place

The right place mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.

Ø The Right Quality

The right quality adalah mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling menguntungkan perusahaan.

Ø The Right Source

The right source mengandung pengertian bahwa barang berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi prinsip-prinsip yang lain yaitu the right price, the right quantity, the right time, the right place, and the right quanlity.

Pada perkembangan purchasing managemen, prinsip-prinsip pembelian tidaklah jauh berbeda, ini membuktikan bahwa hal-hal diatas merupakan sebuah prinsip.

·         Sebelum menjelaskan mengenai ERP ada baiknya kami mengambil rujukan pendapat dari beberapa ahli khususnya sebagaimana disampaikan oleh Travis Anderegg dan Daniel O’Leary, berikut :

1.      Travis Anderegg mendefinisikan ERP sebagai:

ERP is a complete enterprise wide business software solution. The ERP system consist of software support modules, such as: marketing and sales, field service, product design dan development, production and inventory control, procurement, distribution, industrial facilities management, process design and development, manufacturing, quality, human resource, finance and accounting, and information services

2.      Daniel O’Leary mendefinisikan ERP sebagai:

ERP system are computer based system design to process an organization’s transactions and facilitate integrated and real-time planning, production, and customer response. In particular ERP system will be assumed to have certain characteristic.

·      Adapun definisi lain yang dapat pula menjadi rujukan adalah sebagaimana ditemukan dalam situs Wikipedia, yang menyatakan bahwa Enterprise resource planning (ERP) is an enterprise-wide information system designed to coordinate all the resources, information, and activities needed to complete business processes such as order fulfillment or billing

Dari beberapa definisi ahli dan wikipedia, dapat kiranya disampaikan beberapa kesamaan ide yang mengarahkan pada satu pemahaman bahwa ERP adalah  suatu proses perencanaan yang terintegrasi dalam suatu organisasi, yang bersifat lintas fungsional, terdiri atas berbagai fitur dengan tujuan agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi dengan lebih efisien dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.

ERP diyakini banyak pihak sebagai jawaban terhadap tantangan dalam persaingan di dunia bisnis semakin kompleks dimana perusahaan-perusahaan mencoba untuk meningkatkan jumlah konsumennya dengan melakukan pelayanan yang cepat dan biaya yang murah dibandingkan dengan kompetitornya. Sebagai suatu jawaban, ERP mewujudkan kesuksesan sebuah perusahaan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam business procesnya. Ketika perusahaan menjadi lebih efisien akan maka daya saing perusahaanpun menjadi semakin meningkat.

Namun demikian pada kenyataannya sampai saat ini banyak perusahaan yang belum mengintegrasikan sistem informasi, dimana dalam prosesnya hanya didukung oleh aktivitas individual pada fungsi kerja masing-masing. Kondisi ini menyebabkan terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara fungsi satu dengan fungsi lainnya, sehingga membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk koordinasi dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan yang telah mengintegrasikan fungsi-fungsinya. Padahal data yang terintegrasikan dengan baik dapat membantu proses bisnis yang efesien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan. Dengan diterapkan ERP pada suatu perusahaan. Maka fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya dapat dintegrasikan dengan baik. Dalam hal ini ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan.

ERP merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi. Penggunaan ERP yang dilengkapi dengan hardware dan software untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business processes untuk menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang on time, laporan produksi dan inventori. Program ERP sangat membantu perusahaan yang memiliki bisnis proses yang luas, dengan menggunakan database dan reporting tools manajemen yang terbagi. Business processes merupakan sekelompok aktivitas yang memerlukan satu jenis atau lebih input yang akan menghasilkan sebuah output dimana output ini merupakan value untuk konsumen. Software ERP mendukung pengoperasian yang efisien dari business processes dengan cara mengintegrasikan aktivitas-aktivitas dari keseluruhan bisnis termasuk sales, marketing, manufacturing, logistic, accounting, dan staffing.

Implementasi ERP pada perusahaan di Indonesia yang mempunyai harapan

untuk mempercepat proses bisnis, meningkatkan efisiensi, dan meraup pendapatan yang lebih besar. Namun, pada saat implementasi banyak faktor yang dapat menggagalkan implementasi dan merupakan masalah yang dihadapi antara lain :

Manajemen tidak menyediakan proyek tim yang terbaik pada proyek implementasi menyangkut kompetensi anggota tim, kredibilitas dan kreativitas tim proyek, kepemimpinan tim yang efektif, komitmen tim, tanggung jawab tim, jumlah tim yang memadai, tanggungjawab yang tumpang tindih pada tim, pendekatan kerja yang kurang jelas, tujuan yang tidak dipahami oleh tim proyek.

Manajemen tidak mampu membedakan bahwa e-business bukanlah sekedar investasi teknologi informasi melainkan perbaikan proses bisnis atau peningkatan bisnis dengan didukung teknologi informasi. Akibatnya nilai investasi e-business yang ditanamkan tak bisa kembali, karena banyak pimpinan perusahaan yang memiliki pengertian bahwa e-business adalah sekedar investasi teknologi informasi, bukan investasi bisnis yang didukung teknologi informasi.

Konsep ERP sendiri mengalami perkembangan yang cukup panjang. Berawal dari dunia industri yang memulainya dengan Material Resource Planning (MRP), Close-Loop MRP, Manufacturing Resource Planning, ERP, Extended ERP II.

3.      Implementasi sistem informasi yang berbasis ERP.

Layak sebuah sistem informasi, sebagai sebuah proses implementasi ERP dapat dibagi menjadi tiga fase. Yaitu fase inisiasi, pelaksanaan dan penyelesaian proses. Namun secara lebih mendetail, fase-fase ini dibagi menjadi fase insiasi, fase evaluasi, fase negosiasi dan persetujuan, fase modifikasi, fase penyelesaian, dan fase eksploitasi. Diantara fase-fase ini sangant mungkin terdapat tambahan tahapan rekayasa proses bisnis dan konversi data.

Sebagaimana dijelaskan pada bagian awal, tujuan dari implementasi ERP adalah untuk menjalankan bisnis dengan lebih baik. Oleh Karena itu, implementasi harus dilakukan oleh orang yang menjalankan bisnis itu sendiri.  Bagaimana implementasi ERP dapat dilakukan dengan baik tentunya membutuhkan beberapa prasyarat dan kondisi sebagai berikut :

Implementasi ERP merupakan proyek besar yang mencakup proses pengambilan keputusan dan melibatkan banyak orang di perusahaan, termasuk manajemen.

Implementasi ERP harus dikerjakan oleh orang-orang yang terlibat dalam proses bisnis sehingga tanggung jawabnya tidak dapat diserahkan sepenuhnya kepada vendor. Konsultan atau vendor memang dapat membantu dalam transfer pengetahuan, namun pelaku bisnis adalah pihak yang paling mengerti serta memiliki kewenangan dan otoritas untuk mengubah cara dalam mengerjakan sesuatu.

Implementasi ERP dapat berjalan apabila melibatkan pihak / orang yang kelak akan mengoperasikan sistem tersebut. Oleh karenanya tidak dapat dipisahkan antara implementator dengan user.  Mereka harus menjadi bagian yang menyatu dalam sebuah tim.

Implementasi ERP membutuhkan pengorbanan waktu dari serangkaian pekerjaan rutin yang dilakukan oleh orang yang terlibat dalam bisnis dan operasional sehari-hari. Proses implementasi memang tidak dapat dijadikan prioritas utama, tetapi tidak boleh dijadikan prioritas kedua dibawah prioritas rutin dalam menjalankan bisnis dan operasional. Dalam hal ini dibutuhkan kerelaan untuk meluangkan waktu.

ERP adalah bukan sekedar suatu sistem komputer. ERP merupakan ‘people system’ yang dijalankan dengan dukungan software dan hardware. Sehingga membutuhkan dukungan dan partisipasi dan manajemen. Dukungan dan keterlibatan manajemen inilah yang sangat menentukan keberhasilan.

ERP memerlukan serangkaian nilai baru dalam menjalankan bisnis. Jika perusahaan yang menerapkan ERP tidak mampu mengubah proses kerja, maka implementasi ERP akan berakibat buruk. Karena aliran data antar fungsi akan terjadi dengan sangat cepat.

Secara umum, modul yang tersedia dalam software ERP terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia:

Modul Operasi, terdiri dari :

General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.

 Modul Financial & Akuntansi, terdiri dari :

General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.

 Modul Sumber Daya Manusia, terdiri dari :

Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.
Beberapa tips yang dapat diadopsi dalam rangka implementasi ERP di suatu perusahaan/organisasi, yaitu :

4.      Knowledge & Experience

Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.

5.      Selection Methodology

Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.

6.      Analisa Business Strategy.

Mencakup beberapa hal seperti :

Level kompetisi di pasar dan ekspektasi pelanggan

Keunggulan komparatif yang dimiliki perusahaan

Strategi bisnis dan objective perusahaan

Proses bisnis eksis dan rencana perubahan proses bisnis

Prioritas bisnis dan prioritas objective perusahaan

Target bisnis

7.       Analisa People

Mencakup beberapa hal, seperti :

Komitment manajemen dalam implementasi ERP.

Unit atau orang yang terlibat dalam implementasi ERP

Komitment orang yang terlibat dalam tim implementasi ERP

Harapan dan kebutuhan end user dari implementasi ERP

Penghragaan manajemen terhadap kesuksesan implementasi ERP

Keterlibatan konsultan dalam implementasi ERP dari awal hingga akhir.

8.      Analisa Infrastruktur

Mencakup beberapa hal, seperti :

Kelengkapan infrastruktur (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)

Ketersediaan anggaran dalam penyediaan infrastruktur.

Kebutuhan infrastruktur untuk implementasi ERP

9.       Analisa Software

Mencakup beberapa hal, seperti :

Fleksibilitas software ERP terhadap kondisi perusahaan.

Daya dukung service dari vendor

Analisa kebutuhan waktu

10.  Purchasing Menurut Para Ahli

Menurut Sofjan Assauri (2008,p.223) Pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani tanggung jawab untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan-bahan yang tersedia pada waktu dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku. Pengawasan perlu dilakukan terhadap pelaksanaan fungsi ini, karena pembelian menyangkut investasi dana dalam persediaan dan kelancaran arus bahan ke dalam pabrik.

Sedangkan menurut Mulyadi (2007,p.711) aktivitas dalam proses pembelian barang adalah:

1.      Permintaan pembelian

2.      Pemilihan pemasok

3.      Penempatan order pembelian

4.      Penerimaan barang, dan

5.      Pencatatan transaksi pembelian

Permintaan pembelian adalah contoh suatu aktivitas yang merupakan satuan pekerjaan yang ditujukan untuk memicu bagian pembelian melakukan pengadaan barang sesuai dengan spesifikasi dan jadwal sebagaimana yang dibutuhkan oleh pemakai barang. Penerimaan barang adalah contoh aktivitas tentang penerimaan kiriman dari pemasok sebagai akibat adanya order pembelian yang dibuat oleh bagian pembelian.

·         Beberapa pengertian tentang pembelian (Purchasing):

Purchasing adalah kegiatan pengadaan barang atau jasa untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Tujuan utama dari purchasing department adalah untuk menjaga kualitas dan nilai dari produk perusahaan, meminimalisasikan perputaran modal yang dipakai untuk penyediaan stok barang, menjaga aliran barang masuk dan barang keluar, dan memperkuat daya saing organisasi atau perusahaan. Purchasing juga bisa dikatakan dalam penerimaan dan pemrosesan permintaan resmi (proses pembelian barang), membuat penawaran dan mencari barang, evaluasi penawaran, pemeriksaan atas barang yang diterima dan mengawasi atas penyimpanan dan pemakaian yang tepat.

Purchasing dapat diartikan sebagai usaha untuk memenuhi kebutuhan atas barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan dan dapat diterima tepat pada waktunya dengan mutu yang sesuai serta harga yang menguntungkan.

Purchasing adalah salah satu fungsi utama diantara fungsi-fungsi penting lainnya yang ada didalam suatu perusahaan atau perhotelan, seperti: administrasi, pembukuan, penjualan dan pemasaran. Pembelian telah banyak didefinisikan oleh para ahli dengan meninjau sudut pandang yang berbeda namun pada dasarnya memiliki pengertian yang sama.

Dari pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa purchasing atau pembelian adalah suatu usaha dalam memenuhi kebutuhan atas barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan dengan melihat kualitas atau mutu, kuantitas dari barang yang dikirim, serta harga dan waktu pengiriman yang tepat.

11.  Purchasing Department

Menurut Nyoman Suarsana dalam buku Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan Restoran (2007, p2) purchasing department merupakan tempat atau pusat dilakukannya transaksi pembelian segala jenis barang keperluan operasional hotel, sehingga bagian pembelian ini sering dikatakan sebagai pusat pembelian pada perusahaan atau hotel yang bersangkutan. Bagian pembelian sebagai sub bagian dari departemen akunting, yang bertugas membeli semua jenis barang keperluan operasional hotel, baik barang untuk disimpan digudang sebagai barang persediaan, maupun barang yang langsung dipakai oleh bagian yang meminta. Barang yang dibeli dan langsung disimpan digudang disebut dengan stock items, sedangkan barang-barang yang dibeli dan kemudian langsung diambil dan dikonsumsi oleh bagian atau departemen yang memesan barang tersebut disebut dengan direct use items atau direct used purchased. 

Bagian pembelian pada sebuah hotel, dianggap sebagai salah satu bagian yang berperan sangat penting dalam ikut menentukan kelangsungan hidup hotel itu sendiri, karena dengan menerapkan sistem dan prosedur yang dimiliki oleh pengelola atau staf bagian pembelian, akan berpengaruh besar pula terhadap keuntunganyang akan diperoleh oleh perusahaan atau hotel tersebut. Yang artinya dengan keahlian mereka saat membeli barang dengan harga paling murah dan dengan kualitas bahan yang standar, sehingga setelah diolah oleh bagian dapur akan bisa dijual dengan harga yang sesuai atau standar menurut perhitungan standard cost percent kepada tamu hotel, sehingga keuntungan yang diperoleh akan lebih besar. Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam proses pembelian bahan makanan adalah dengan memperhatikan kualitas produk dan dengan harga yang serendah-rendahnya.

12.  Ada 3 hal pokok yang perlu diperhatikan agar prosedur pembelian barang dapat berjalan dengan efektif adalah:

Dibutuhkan staf bagian pembelian yang memenuhi syarat yaitu staf yang jujur, adil terhadap semua supplier dan tidak mau diajak kolusi oleh supplier dari pihak manapun. Disamping itu, harus mengetahui tentang asal dari barang atau bahan yang akan dibeli, karakteristik dari bahan yang akan dibeli, cara penyimpanan dari barang yang akan dibeli, tahu cara memilih atau menyeleksi bahan dan spesifikasi barang atau bahan yang akan dibeli.

Adanya pedoman yang dipakai oleh staf bagian pembelian dalam membeli bahan makanan yang dikenal dengan istilah standard purchase specification yang meliputi tentang kualitas barang, ukuran, berat, dan lain sebagainya. Dokumen standard purchase specification terutama barang atau bahan makanan perlu disiapkan dan dimengerti betul untuk dipakai sebagai pegangan oleh staf bagian pembelian, staf bagian penerima barang dan tentu juga oleh pihak supplier sebagai perusahaan pemasok barang atau bahan.

Penggunaan metode dan prosedur pembelian yang efektif yaitu dalam proses pembelian bahan makanan supaya diusahakan tidak terlalu banyak mempergunakan formulir-formulir yang dapat menghambat kelancaran proses pembelian barang itu sendiri.

13.  Bagian Pembelian

Menurut Nyoman Suarsana dalam buku Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan Restoran (2007, p23) sebagai bagian yang cukup penting pada sebuah hotel, bagian pembelian dengan ke tiga sub bagiannya sudah tentu dalam melakukan pekerjaannya mempunyai target atau sasaran dalam setiap kegiatannya yang berhubungan dengan transaksi pembelian barang keperluan operasional hotel. Target atau sasaran yang dimaksud adalah dalam proses pembelian barang untuk persediaan digudang, maupun pembelian untuk memenuhi permintaan barang oleh bagian lain, sejak pembuatan purchase requisition sampai menjadi purchase order, kapan barang akan dikirim ke hotel dan berapa lama proses yang diperlukan.

Untuk mencapai target itu, bagian pembelian diperlukan sebuah analisa dan perhitungan yang matang dan selanjutnya secara transparan dapat diinformasikan halangan-halangan yang terjadi selama proses pembelian kepada bagian-bagian yang meminta barang. Dengan memberikan informasi yang baik dan akurat, maka nantinya tidak jadi bahan pertanyaan oleh bagian atau departemen yang bersangkutan. Untuk mengantisipasi agar barang datang tepat pada waktunya, sesuai dengan tanggal permintaan, maka bagian pembelian perlu untuk memberikan penjelasan kepada kepala bagian lainnya atau department heads, seperti :

1.      Front Office Department

2.      Food & Beverage Department

3.      Housekeeping Department

4.      Engineering Department

5.      Dan department lainnya

Dalam melakukan pengisian purchase requisition khususnya barang-barang yang berupa spare part dengan spesifikasinya tertentu dan bahan makanan terutama makanan imported dan makanan musiman, supaya bagian yang meminta barang dapat mengetahui dan memahami waktu atau proses dan tanggal pengirimannya. Dengan mengetahui berapa lama waktu pengiriman barang jenis spare part atau barang-barang musiman dengan spesifikasi tertentu, maka kepada bagian seperti engineering dan bagian dapur yang memerlukan barang-barang tersebut dapat membuat perencanaan dan jadwal pembelian barang dengan lebih tepat waktu atau lebih awal. Artinya agar tidak meminta barang keperluan operasional yang khusus pada saat keadaan sudah sangat kritis atau penting yang biasa disebut dengan last minute order.

14.  Teknik Membeli Barang

Menurut Nyoman Suarsana dalam buku Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan Restoran (2007, p25) bagian pembelian oleh manajemen atau pemilik perusahaan diberikan kepercayaan untuk membeli barang-barang keperluan operasional hotel. Untuk mendapatkan barang-barang akan dibeli bagian pembelian harus mempunyai cara atau teknik tertentu, dimana dengan teknik yang dimiliki tujuannya adalah untuk mendapatkan harga beli barang yang paling murah dan dengan kualitas barang yang paling baik. Selain itu diperlukan teknik membeli barang yang lain, seperti melakukan pendekatan kepada supplier, yaitu bagaimana caranya agar supplier yang tadinya tidak bersedia untuk mengantarkan barang dagangannya ke hotel, namun setelah melakukan pendekatan dan dengan teknik-teknik tertentu, pada akhirnya supplier bersedia untuk mengantarkan barang-barang pesanan yang penting, walaupun kondisi pembayarannya dilakukan secara kredit.

15.  Sistem Atau Cara Pembelian Barang

Menurut Nyoman Suarsana dalam buku Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan Restoran (2007, p27) didalam bagian pembelian terdapat beberapa sistem atau cara pembelian barang pada sebuah hotel yaitu:

· Sistem Kontrak

Sistem atau pembelian barang untuk bahan makanan terutama jenis sayuran, buah-buahan dan makanan yang musiman adalah dengan mempergunakan surat perjanjian kontrak. Kontrak dilakukan dengan satu supplier atau lebih. Dalam surat kontrak ditekankan dalam mengenai kualitas, kuantitas dan harga barang. Masa berlaku surat kontrak untuk bahan makanan bisa mencapai 3 atau 6 bulan dan pembayarannya tetap dilakukuan setiap bulan.

·         Sistem Harian dan Bulanan

Pihak perusahaan atau hotel bisa dengan bebas membeli barang-barang keperluannya dari beberapa supplier atau dari beberapa toko supermarket yang ada disekitarnya. Dengan cara seperti ini pihak hotel tidak perlu melakukan sebuah analisa yang terlalu ketat terhadap kinerja dari beberapa supplier untuk dipilih. Cukup dengan berbelanja pada toko terdekat, toko swalayan bahkan pasar tradisional yang harganya lebih murah, baik secara kontan maupun secara utang bulanan. Namun sistem dan prosedurnya harus tetap sama yaitu dengan mencari informasi dimana toko atau supermarket dan pasar yang kualitas dan harga barangnya paling murah.

·         Pembelian secara kontan

Di bagian pembelian sebuah hotel pada umumnya menyiapkan uang kas yang jumlahnya tidak terlalu banyak yang disebut dengan kas kecil atau petty cash. Kas kecil ini dipergunakan untuk membeli barang keperluan operasional hotel, terutama bahan makanan keperluan dapur yang sering diminta secara mendadak. Pembelian dengan cara kontan dengan menggunakan kas kecil dilakukan untuk membeli bahan makanan atau minuman dalam jumlah yang tidak terlalu banyak. Hal seperti ini sering dilakukan pada saat gudang atau bagian dapur kehabisan bahan makanan yang sangat diperlukan pada saat itu juga. Pembelian secara kontan tidak dapat dilakukan setiap hari, tetapi hanya dilakukan jika keadaan sangat mendesak dan disinilah peranan seorang buyer atau driver dibagian pembelian sangat diperlukan kemampuannya.

16.  Prinsip Dalam Purchasing (Pembelian)

Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2009) prinsip adalah hal pokok yang dijadikan pedoman dalam melakukan sesuatu, oleh karena itu, yang dimaksud dengan prinsip-prinsip pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu dijadikan pedoman atau acuan. Fungsi pembelian atau bagian pembelian diadakan dalam suatu organisasi perusahaan bukan untuk dirinya sendiri, tetapi terutama untuk organisasi lain, yaitu organisasi produksi, atau fabrikasi, atau marketing atau lainnya. Fungsi pembelian diadakan untuk melayani atau menunjang organisasi lain tersebut. Oleh karena itu, prinsip-prinsip kerjanya harus sedemikian rupa sehingga juga berorientasi pada aktivitas penunjang seperti yang ditugaskan tersebut dan prinsip kerja dari fungsi pembelian harus diatur supaya mampu memberikan kontribusi yang besar bagi keberhasilan perusahaan.

17.  Prinsip dari purchasing yaitu:

1.      The Right Price

The right price merupakan nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian dilakukan.

2.      The Right Quantity

Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benar-benar diperlukan oleh suatu perusahaan atau perhotelan pada saat tertentu.

3.      The Right Time

The right time menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan karena jika ada persediaan barang tentunya ada biaya perawatan barang tersebut.

4.      The Right Place

The right place mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.

5.      The Right Quality

The right quality adalah mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling menguntungkan perusahaan.

6.      The Right Source

The right source mengandung pengertian bahwa barang berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi prinsip-prinsip yang lain yaitu the right price, the right quantity, the right time, the right place, and the right quanlity.

18.  Tugas Dan Tanggung Jawab Purchasing (Pembelian)

Menurut Sofjan Assauri (2008,p.228) tanggung jawab bagian pembelian berbeda - beda dari setiap perusahaan tergantung pada luasnya aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Tanggung jawab bagian pembelian antara lain adalah:

Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian bahan-bahan agar rencana operasi dapat dipenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut pada tingkat harga yang perusahaan akan mampu bersaing dalam memasarkan produknya.

Bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk dapat mengikuti perkembangan bahan - bahan baru yang dapat mengguntungkan dalam proses produksi, perkembangan dalam desain, harga dan faktor-faktor lain yang dapat memengaruhi produk perusahaan, harga dan desainnya.

Bertanggung jawab untuk meminimalisasi investasi atau meningkatkan perputaran (turn over) bahan, yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke dalam perusahaan dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi.

Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan menyelidiki data dan perkembangan pasar, perbedaan sumber-sumber penawaran (supply) dan memeriksa produk supplier untuk mengetahui kapasitasnya dan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan perusahaan.

Sebagai tambahan, kadang bagian pembelian bertanggung jawab atas pemeliharaan bahan-bahan yang dibeli setelah diterima dan bertanggung jawab atas pengawasan persediaan. 

19.  Tugas-tugas yang dilakukan bagian pembelian dalam memenuhi tanggung jawab antara lain adalah:

Membuat dan mencetak PO (Purchase Order) dan mengirimkannya ke supplier, agar proses pembelian dapat berjalan dengan baik sesuai dengan jadwal dan spesifikasi yang diinginkan.

Melakukan input biaya- biaya yang timbul untuk pengiriman barang yang dibebankan kepada penerima barang.

Membuat laporan bulanan untuk pembelian dan outstanding PO, untuk menjadi bahan informasi bagi atasan dalam pengambilan keputusan.

Melakukan pembelian alat-alat , barang, seperti office supplies, agar tersedia sesuai dengan yang dibutuhkan oleh setiap departemen.

Setiap nama barang atau item yang ada di dalam PR (Purchase Requisition ) harus membuat perbandingan harga (quotation) paling sedikit 3 supplier untuk pembelian alat-alat, barang, obat dan lain-lain, yang nantinya akan dilampirkan kedalam PR tersebut.

Membuat perbandingan harga untuk sayuran, buah-buahan, daging, poultry, seafood, dairy dan groceries yang selau dilakukan setiap bulannya.

Mencari kualitas barang dan harga barang untuk keseluruhan PR dari setiap department yang berbeda.

Bertanggung jawab atas kelancaran pesanan, pengiriman dan pengembalian pembelian barang.

Menjaga komunikasi yang terbuka dan efektif antara departemen lainnya.

Menjaga komunikasi dan hubungan yang baik dengan supplier.